Informativa trattamento dati (fornitori beni e servizi, operatori economici per appalti)
ex art. 13, Regolamento 2016/679/UE - GDPR
- Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati personali
Il Titolare del Trattamento è il COMUNE DI ALEZIO nella persona del Sindaco pro tempore, con sede in Via San Pancrazio, 34, 73011 Alezio (LE), Telefono: 0833 281020, E-mail/pec: protocollo.comune.alezio@pec.rupar.puglia.it (in seguito “Comune” o “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, informa ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) che i Suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità che seguono.
Responsabile della protezione dei dati personali
Il Responsabile della Protezione dei Dati designato costituisce il punto di contatto per gli interessati che vogliano ricevere informazioni sul trattamento dei propri dati e/o per l’Autorità di controllo;
Il Responsabile della Protezione dei dati designato ai sensi dell’art. 37 del GDPR è il dott. Salvatore Fai. Il referente per il ruolo di Responsabile della protezione dati può essere contattato all’indirizzo mail salvatorefai@libero.it o PEC: salvatorefai@pec.it
2. Finalità del Trattamento
Il Titolare tratta i dati personali, identificativi (ad esempio, nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento, dati reddituali o finanziari, etc.) – in seguito, “dati personali” o anche “dati”) - per dare esecuzione ad un contratto in cui l’interessato è parte o per dare esecuzione a misure precontrattuali ovvero per adempiere a obblighi di legge.
Tutti i dati che vengono comunicati dagli interessati (o acquisiti direttamente dal Comune da terzi) saranno utilizzati esclusivamente per la gestione dei rapporti contrattuali e pre-contrattuali con gli interessati, per adempiere ad obblighi delle normative sovranazionali, nazionali, regionali e regolamentari che disciplinano l’attività istituzionale del Comune e per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento (o, eventualmente, per finalità di rilevante interesse pubblico, nel caso di trattamento di categorie particolari di dati o dati relativi a condanne penali o reati), connessi allo svolgimento dei rapporti. I motivi appena esposti costituiscono la base giuridica del relativo trattamento (cfr. art. 6 co. 1 lett. b, c ed e del GDPR, nonché art. 9 co. 2 lett. g del GDPR).
3. Descrizione del Trattamento
I dati personali sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato. Il dato è trattato per espletare la verifica (in fase pre-contrattuale o contrattuale) di posizioni giudiziarie, fiscali e di condotta di fornitori ed operatori economici, al fine di:
- svolgere le attività preliminari connesse in particolare alla effettuazione delle verifiche sul possesso dei requisiti di ordine generale (anche in considerazione di quanto prescritto dalla normativa antimafia) e di ordine speciale (idoneità professionale, capacità economica e finanziaria, capacità tecniche e professionali);
- svolgere le attività finalizzate alla valutazione dell'offerta presentata (economica e tecnica, quest'ultima, ove prevista) oltre che le attività finalizzate alla valutazione dell'anomalia dell'offerta (ove necessario);
- gestire il procedimento e le attività connesse (stipula del contratto, monitoraggio dei tempi del procedimento in affidamento, esecuzione del contratto);
- gestire l'eventuale fase contenziosa.
- concludere i contratti per la acquisizione di servizi, forniture, lavori e opere, nonché i concorsi di progettazione;
- adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con Lei in essere;
- adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio);
- esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.
4. Natura dei dati Personali, dati personali relativi a condanne penali e reati. Quali sono i dati personali strettamente necessari per perseguire la finalità descritta
Tutti i dati possono essere comunicati volontariamente dagli interessati, ovvero, per motivazioni strettamente ed esclusivamente connesse all’adempimento delle normative che disciplinano le attività del Comune, possono essere raccolti da fonti pubbliche che forniscono tali informazioni per compito istituzionale. Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti manuali e/o informatici e/o telematici, con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle vigenti disposizioni.
Potrebbe rendersi necessaria la registrazione e/o conservazione di dati personali presenti nella documentazione inerente a:
- DURC (es. acquisendo parte dei dati da Inps,Inail, Cassa Edile e Casse Previdenza);
- Visure camerali (acquisiti tramite il sistema Verifiche PA);
- Certificato del Casellario Giudiziale integrale e Certificato dei carichi pendenti (riferiti ai soggetti indicati dall’art. 80, comma 3, del codice), quest'ultimo da acquisire presso la Procura della Repubblica del luogo di residenza; Certificato dell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato;
- Accertamenti sulla situazione societaria e personale delle controparti, Casellario ANAC, Banca Dati Servizio Contratti Pubblici; AVcpass (ANAC);
- Banca Dati Operatori Economici (Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti), quando sarà istituito;
- Comunicazioni ed Informative Antimafia (Consultazione della banca dati su: https://bdna.interno.it);
- Verifica regolarità fiscale (Agenzia delle Entrate);
- Impiego di lavoratori disabili (Provincia);
- Iscrizione al M.E.P.A/EMPULIA;
- S.O.A.
Le verifiche di cui innanzi sono necessarie anche per i casi di avvalimento e/o subappalto e/o RTI (mandataria e mandanti) e/o reti di imprese.
5. Modalità per fornire l’informativa
La presente informativa viene resa a corredo della documentazione di gara predisposta.
Al momento della stipula del contratto potrà rendersi necessario consegnare un’ulteriore informativa più specifica in funzione del servizio reso o del bene acquisito o della prestazione e/o opera in materia di lavori. Verrà valutata caso per caso, a seconda delle situazioni, la eventuale nomina e designazione di un responsabile esterno che dovrà garantire e presentare garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che soddisfi i requisiti di cui all’art. 28 del Reg. U.E. 2016/679 (GDPR) e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato.
6. Periodo di conservazione dei dati
Tutti i dati detenuti dal Comune vengono conservati solamente per il periodo necessario in base alle necessità gestionali ed agli obblighi normativi applicabili, nonché in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa, tecnica ed economica. Poiché il Comune di è assoggettato a specifiche norme di conservazione dei dati (Codice dell’Amministrazione Digitale, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi, Normativa IVA e contabile), tutti i dati vengono conservati per il tempo stabilito dalle stesse normative e fisicamente cancellati anche mediante procedura di scarto d’archivio. I tempi possono essere molto diversi a seconda del tipo di contratto e dell’oggetto del contratto. Il criterio per stabilirli si basa su principi di buon senso e sulle precisazioni dell’Autorità Garante secondo cui i dati possono essere conservati in generale “finché sussista un interesse giustificabile” e cioè finché la loro conservazione risulti necessaria agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati.
7. Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati personali dell'Operatore Economico a cui la presente informativa è rivolta è realizzato per mezzo delle operazioni di: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.
8. Accesso ai dati e comunicazione a terzi
I Suoi dati potranno essere resi accessibili:
- a dipendenti e collaboratori del Comune e/o di società, partner tecnologici, gestore del supporto legale ed informatico, nella loro qualità di responsabili e/o amministratori di sistema, dal ricevimento delle domande e sino alla fase di proposta di aggiudicazione (c.d. “aggiudicazione provvisoria”);
- a dipendenti e collaboratori del Titolare del servizio dalla fase di proposta di aggiudicazione e per tutta la durata contrattuale di acquisizione di servizi, forniture, lavori e opere, nonché i concorsi di progettazione, nella loro qualità di responsabili interni del trattamento;
- a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, enti pubblici di assistenza previdenziale, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
- a soggetti a cui la comunicazione è necessaria per la gestione del rapporto contrattuale, a personale informatico (interno od esterno) esclusivamente per ineliminabili necessità tecniche ed in modo limitato a quanto strettamente necessario. In alcun caso il Comune comunica dati a terzi se ciò non è necessario per l’espresso adempimento ad obblighi normativi, per necessità contrattuali o per necessità di gestione.
Fatte salve esigenze di riservatezza di documentazione coperta da segreto tecnico o commerciale, che dovrà essere previamente comunicata ed adeguatamente comprovata e motivata, e per la quale l’Amministrazione si riserva di valutarne la compatibilità con il diritto di accesso agli atti, attraverso un autonomo bilanciamento di interessi:
- da ogni operatore economico concorrente che eserciti il diritto di accesso per poter accedere ad ogni documento amministrativo, tecnico ed economico contenuto nel Plico di gara da Lei presentato;
- da ogni operatore economico concorrente che abbia preso visione di ogni documento amministrativo, tecnico ed economico contenuto nel Plico di gara da Lei presentato, la estrazione, in copia, di quanto necessario all’operatore economico ai fini di una sua eventuale tutela e difesa in giudizio.
Il Titolare potrà comunicare i Suoi dati ad Autorità giudiziarie, Agenzia delle Entrate, INPS, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.
I Suoi dati potranno essere oggetto di diffusione nella sezione “Trasparenza” del nostro sito web, al fine di adempiere agli obblighi di cui al D.Lgs. 33/2013.
9. Trasferimento dati
I dati personali sono conservati su server ubicati a all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
10. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere
Tutti i dati richiesti all’interessato sono necessari per la gestione del rapporto contrattuale e/o pre-contrattuale e/o in quanto la loro acquisizione è prevista dalle normative che regolano tale rapporto. Pertanto, la mancata comunicazione dei dati richiesti durante tutto lo svolgimento del rapporto contrattuale e/o pre-contrattuale potrebbe causare: l’impossibilità di costituire il rapporto contrattuale stesso, l’interruzione del rapporto, il risarcimento del danno o lo svolgimento di ulteriori specifici trattamenti giustificati dal legittimo interesse del Comune.
11. Diritti dell’interessato
La normativa riconosce importanti diritti a tutti gli interessati e il Comune è impegnato ad assicurare la facoltà di esercizio di tali diritti nel modo più agevole. Si ricorda che tra i diritti che la norma garantisce vi sono quelli di accesso ai dati personali, di rettifica o cancellazione degli stessi, di richiesta di interruzione del trattamento, la limitazione del trattamento che lo riguarda o di opposizione al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati. Gli interessati potranno esercitare tali diritti ai relativi contatti del Comune sopra riportati. L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando comunicazione al Responsabile della Protezione dei Dati tramite e-mail all’indirizzo: privacy@liquidlaw.it.
12. Facoltà di reclamo
La normativa, inoltre, stabilisce il diritto per chiunque di presentare reclamo all’Autorità nazionale di controllo che in Italia è costituita dal Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).